Ferie non godute: si perdono o vengono pagate?

A fine anno, in molte aziende, salta fuori il problema: un cuoco con 25 giorni di ferie arretrate, una receptionist che non ha fatto una settimana intera da due estati. Cosa succede alle ferie non godute? Si perdono? Le ferie non godute vengono pagate? La risposta breve: finché il rapporto di lavoro continua, di regola non si pagano e non si perdono automaticamente. Vengono pagate solo quando il rapporto finisce. Vediamo perché, e cosa rischia il datore di lavoro che le lascia accumulare.

Le regole di base

Il diritto alle ferie viene dalla Costituzione: l'articolo 36 dice che il lavoratore ha diritto a ferie annuali retribuite e non può rinunciarvi.

I dettagli sono nell'articolo 10 del D.Lgs. 66/2003:

• ogni lavoratore ha diritto ad almeno quattro settimane di ferie retribuite all'anno;
• almeno due settimane vanno godute nell'anno in cui maturano, consecutive se il lavoratore lo chiede;
• le altre due settimane vanno godute entro i 18 mesi successivi alla fine dell'anno di maturazione;
• il contratto collettivo può prevedere regole diverse su questi tempi.

Esempio: per le ferie maturate nel 2026, almeno due settimane vanno fatte entro il 31 dicembre 2026, le altre entro il 30 giugno 2028.

Chi decide quando? Il Codice civile (art. 2109) dice che il periodo delle ferie lo stabilisce il datore di lavoro, tenendo conto delle esigenze dell'impresa e degli interessi del lavoratore, e che deve comunicarlo in anticipo. Quindi organizzare le ferie è un compito tuo, non solo del dipendente.

Le ferie non godute si possono pagare?

Le quattro settimane minime non possono essere sostituite da un pagamento, tranne quando il rapporto di lavoro finisce (art. 10, comma 2, D.Lgs. 66/2003). In quel caso le ferie maturate e non godute vengono pagate con l'indennità sostitutiva, che entra nell'ultima busta paga.

Quindi un accordo come "quest'anno non fai le ferie e te le pago in busta" non è ammesso per le quattro settimane di legge, nemmeno se il dipendente è d'accordo. Il motivo è semplice: le ferie servono a riposare, non a guadagnare di più.

Il divieto riguarda il minimo di legge. Se il tuo contratto collettivo prevede giorni di ferie in più, per quella parte vale quello che dice il contratto: verifica con il tuo consulente del lavoro.

Le ferie non godute si perdono?

È qui che molti datori di lavoro sbagliano. L'idea diffusa è: "Se non le chiede, sono affari suoi". La Corte di giustizia dell'Unione europea, con le sentenze del 6 novembre 2018 nelle cause C-619/16 (Kreuziger) e C-684/16 (Max-Planck), ha detto il contrario:

• il lavoratore non perde automaticamente le ferie, né il diritto a essere pagato per quelle non godute a fine rapporto, solo perché non le ha chieste;
• le ferie possono estinguersi solo se il datore di lavoro lo ha messo effettivamente in condizione di goderle in tempo utile, anche con un'informazione adeguata;
• la prova spetta al datore di lavoro;
• se il datore dimostra che il lavoratore, informato e messo in condizione, ha rinunciato deliberatamente e con piena consapevolezza, allora il diritto può andare perso.

La Corte ha precisato che questi principi valgono sia per i datori pubblici sia per quelli privati. In pratica: se un dipendente se ne va con 40 giorni arretrati e tu non hai mai fatto nulla per fargli fare le ferie, rischi di doverle pagare tutte.

I contributi INPS dopo i 18 mesi

C'è anche un effetto immediato sui costi. Se le ferie non vengono godute entro i 18 mesi (o entro il termine più lungo previsto dal contratto collettivo), il datore di lavoro deve pagare i contributi su quelle ferie come se le avesse retribuite, anche se il dipendente non ha ricevuto nulla. Le istruzioni sono nella circolare INPS n. 15 del 2002.

Come funziona nella pratica:

• l'importo delle ferie non godute si aggiunge alla retribuzione imponibile del mese successivo alla scadenza;
• per le ferie maturate nel 2025, che scadono il 30 giugno 2027, i contributi vanno calcolati sulle retribuzioni di luglio 2027 e versati con la scadenza di agosto 2027;
• se il dipendente fa le ferie più tardi, i contributi già versati si possono recuperare.

I calcoli li fa il tuo consulente del lavoro, ma la conseguenza è chiara: ogni giorno di ferie arretrato oltre i termini costa contributi subito, e resta comunque un giorno da far godere o da pagare a fine rapporto.

E le sanzioni?

Non far godere le ferie nei tempi di legge è anche una violazione amministrativa: l'articolo 18-bis del D.Lgs. 66/2003 prevede sanzioni che aumentano con il numero di lavoratori coinvolti e con il numero di anni in cui la violazione si ripete. Dal 2019 la legge di bilancio (legge 145/2018) le ha aumentate del 20%.

Come tenere le ferie sotto controllo

1. Guarda il saldo ogni mese. Di solito il residuo ferie è indicato nel cedolino: chiedi al consulente un riepilogo per dipendente.
2. Fai un piano ferie a inizio anno. Per un locale stagionale, decidi presto i periodi di chiusura e quelli in cui ognuno può staccare.
3. Invita per iscritto chi ha molti giorni arretrati a programmarli, indicando la scadenza. Conserva questi inviti: dopo le sentenze del 2018 sono la tua prova.
4. Segnati le scadenze dei 18 mesi per ogni dipendente, così non arrivi a giugno con le sorprese.
5. Approva le richieste in tempi rapidi. Una richiesta lasciata in sospeso per settimane spesso diventa una ferie non goduta.
6. Non pagare le ferie in busta "per fare un favore", salvo quanto previsto dal contratto per i giorni oltre il minimo.
7. A fine rapporto, verifica con il consulente il conteggio delle ferie residue da pagare.

Ogni contratto collettivo ha le sue regole su tempi e maturazione: per il tuo caso, verifica con il tuo consulente del lavoro.

Come lo fa Novelink HR

Novelink HR aiuta a organizzare le ferie e a lasciarne traccia:

• i dipendenti chiedono ferie e permessi dall'app, e l'HR approva o rifiuta dalla console: richiesta e risposta restano registrate;
• la bozza dei turni preparata dall'AI tiene conto delle ferie approvate, così non ti ritrovi qualcuno in turno mentre è in vacanza (la bozza la rivedi e confermi sempre tu);
• con le comunicazioni nell'app puoi inviare ai dipendenti l'invito a programmare le ferie arretrate.

HR non calcola le buste paga, i ratei di ferie né i contributi: quelli restano al tuo consulente del lavoro, a cui passi le presenze registrate. Per organizzare anche i turni, leggi come gestire i turni del personale, oppure scrivici per una dimostrazione.