La stessa cura di Novelink, per l'hotel
Prenotazioni, camere, task e chat con gli ospiti in un unico gestionale, un'app per l'ospite senza download e un concierge digitale che risponde da ciò che gli insegni — per hotel, resort e B&B.
La stessa cura, per l'hotel
Non un prodotto a parte: la stessa filosofia di Novelink applicata all'ospitalità — reception, camere, reparti e ospiti nello stesso gestionale, con un concierge digitale che risponde dalla Knowledge Base della struttura e passa allo staff quando serve.
La giornata dell'hotel, in una schermata
Alle otto del mattino la reception deve sapere tutto: chi arriva, chi parte, cosa è rimasto aperto dalla notte, quali camere non sono pronte.
La Dashboard mette insieme arrivi, partenze e ospiti in casa, l'agenda delle prenotazioni di oggi, i task urgenti, le conversazioni che aspettano una persona, lo stato delle camere e l'occupazione. Ogni numero viene dai dati registrati, niente stime. Il Briefing riassume ieri, oggi o domani in una pagina sola.
Ristorante, spa, esperienze e transfer in un'unica agenda
Il tavolo è su un quaderno, il massaggio sul foglio della spa, il transfer in una mail: a fine giornata nessuno ha il quadro completo.
Tutte le prenotazioni della struttura giorno per giorno, divise per servizio, con quelle da confermare in evidenza. La reception le inserisce in pochi secondi, anche per un ospite walk-in che non ha mai aperto l'app: capienza, fasce orarie e giorni del servizio vengono controllati, e l'ospite riceve la conferma nella sua chat.
Il rack delle camere e le prossime due settimane
Sapere quali camere sono pulite, chi ci dorme e quando si liberano richiede di solito tre telefonate e un foglio Excel.
Il rack mostra le camere piano per piano con lo stato di pulizia — da pulire, pulita, ispezionata, fuori servizio — e l'ospite di oggi. Con un clic le partenze del giorno passano a «da pulire». La vista Occupazione disegna arrivi, soggiorni e partenze su quattordici giorni e segnala i conflitti sulla stessa camera.
La scheda dell'ospite, con tutta la storia del soggiorno
Quando un ospite chiama la reception, chi risponde deve ricostruire tutto da capo: cosa ha prenotato, cosa ha chiesto, cosa ha ordinato.
Ogni ospite ha una scheda con camera, date previste, check-in e check-out, spesa del soggiorno e punti fedeltà. La cronologia mette in fila messaggi, prenotazioni, ordini Room Service, task e punti, minuto per minuto. Il conto riepiloga le voci con un prezzo: è un promemoria, non una fattura.
Ogni richiesta diventa un task, nel reparto giusto
«Chi se ne occupa?» è la domanda che fa perdere più tempo in un hotel: le richieste passano a voce e si perdono al cambio turno.
I task stanno su tre colonne — nuovo, assegnato, in lavorazione — con priorità, camera, scadenza e chi se ne occupa. Quelli che nascono da una richiesta in chat si creano da soli, nel reparto giusto. Chi lavora alle pulizie o alla manutenzione vede solo il proprio reparto e prende in carico con un tocco.
L'AI risponde, lo staff interviene quando serve
Un ospite scrive alle dieci di sera per il climatizzatore rumoroso: serve qualcuno che se ne occupi, non solo una risposta automatica.
Le chat che hanno bisogno di una persona salgono in cima, con il tempo di attesa. Un collega le prende in carico e l'AI smette di rispondere; può lasciare una nota interna — l'ospite non la vede e l'AI non la legge — o rispondere in un attimo con una risposta rapida. A fianco, camera, soggiorno e task collegati.
Lo staff si parla nel gestionale, anche da Telegram
Il gruppo WhatsApp dello staff mescola turni, foto e urgenze: il messaggio importante scivola via in dieci minuti.
La chat dello staff ha un gruppo per tutta la struttura e uno per ogni reparto, con i messaggi importanti fissati in alto. Le notifiche arrivano per priorità e reparto, e ognuno ha la propria lettura. Con il modulo Telegram notifiche e chat si collegano ai gruppi Telegram dello staff: si scrive da lì o dal gestionale.
Un concierge digitale che risponde da ciò che gli insegni
Il Wi-Fi, gli orari della piscina, il check-out: metà delle domande degli ospiti sono sempre le stesse, e arrivano a qualsiasi ora.
Il Concierge risponde nella chat dell'app partendo dalla Knowledge Base della struttura, senza inventare. Riconosce il tipo di richiesta — informazione, richiesta, prenotazione, problema, upsell, emergenza —, apre il task giusto e, quando non è sicuro, passa la conversazione allo staff. Nell'AI Control Center si regolano tono e istruzioni, e «Prova il Concierge» mostra cosa risponderebbe senza salvare nulla. Un modello linguistico esterno si può collegare, ma è facoltativo.
Quando succede questo, fai quello
Il messaggio di benvenuto, il promemoria del check-out, il grazie dopo la partenza: se dipendono dalla memoria di qualcuno, a volte saltano.
Le automazioni mandano un messaggio nella chat dell'ospite o avvisano lo staff quando succede qualcosa: il check-in, un certo giorno del soggiorno, le ore prima del check-out, la partenza, una nuova prenotazione. Si parte da un modello pronto, lo si rilegge e si salva. Le regole legate al soggiorno partono quando l'ospite apre l'app dopo il momento indicato, non a un orario preciso.
Campagne nella chat dell'ospite, punti per chi torna
Mandare la proposta giusta all'ospite giusto, senza un'altra piattaforma di email da imparare.
Le campagne arrivano nella chat dell'app dell'ospite, non via email o SMS. Si sceglie un segmento calcolato dai dati — tutti, alta spesa, VIP, famiglie, coppie —, si vede l'anteprima esatta del messaggio e lo si invia: parte subito, non c'è un invio programmato. Il programma fedeltà assegna punti su prenotazioni, ordini, recensioni e inviti, con quattro livelli.
Cosa dicono gli ospiti, e la tua risposta
Una recensione negativa letta tre settimane dopo non si recupera più.
A fine soggiorno l'ospite lascia voto e commento dall'app. Il sentiment viene stimato in automatico, con le percentuali e il voto medio degli ultimi 30 e 90 giorni. Lo staff risponde dalla recensione — la risposta arriva anche nella chat dell'ospite — e può aprire subito un task per il problema segnalato.
L'andamento della struttura, periodo per periodo
Capire se la spa vende più del mese scorso o se lo staff risponde più in fretta non dovrebbe richiedere un consulente.
Analytics confronta 7, 30 o 90 giorni con il periodo precedente: conversazioni, nuovi ospiti, quante passano allo staff, ricavi di Room Service, spa, esperienze e trasporti, servizi più venduti, tempi di risposta e occupazione media. Il confronto compare solo quando il campione è sufficiente. Intelligence dà a ogni ospite in casa un punteggio da 0 a 100 e suggerisce il servizio da proporgli.
Chiedi ai tuoi dati
Quante camere sono da pulire? Chi parte oggi? Quanto ha venduto la spa questa settimana? Domande semplici che di solito richiedono cinque pagine aperte.
Il Copilot risponde con i numeri reali del gestionale a un elenco di domande frequenti e, quando non capisce, lo dice invece di inventare. I comandi che cambiano i dati — confermare le prenotazioni di oggi, segnare le notifiche come lette — mostrano sempre un'anteprima di cosa verrà fatto e partono solo dopo la tua conferma.
Tutto il soggiorno sul telefono, senza scaricare nulla
Le app da scaricare non le installa nessuno: l'ospite vuole inquadrare un QR e trovare subito quello che gli serve.
Dal QR della struttura l'ospite apre la sua pagina: la card «Oggi» con camera, date e prossima prenotazione, il check-in digitale, la chat con il Concierge e i servizi — Room Service, ristorante, spa, esperienze, transfer, pulizie, guida della zona, fedeltà. In «Le mie prenotazioni» vede lo stato di ogni richiesta e può annullarla. In italiano, inglese e francese.
Ordinare in camera e prenotare il transfer, dal telefono
Telefonare alla reception per un risotto o per un'auto all'aeroporto significa attese e numeri di volo scritti male.
Il Room Service è un carrello con prezzi, totale e orario di consegna facoltativo: l'ordine arriva in cucina come task e l'ospite ne segue lo stato. Transfer, spa ed esperienze si prenotano scegliendo giorno, ora e persone — per il transfer anche partenza, destinazione e volo —, con capienza e orari già controllati. Nessun pagamento online: le voci finiscono nel riepilogo del conto.
Le domande più frequenti
Sì. Si attivano solo i moduli che servono: una piccola struttura parte da camere, prenotazioni e chat con gli ospiti, un gruppo aggiunge più strutture nella stessa organizzazione.
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