O mesmo cuidado da Novelink, para o hotel
Reservas, quartos, tarefas e chat com os hóspedes num único sistema de gestão, uma app para o hóspede sem downloads e um concierge digital que responde com base no que lhe ensina — para hotéis, resorts e B&B.
O mesmo cuidado, para o hotel
Não é um produto à parte: a mesma filosofia da Novelink aplicada à hotelaria — receção, quartos, departamentos e hóspedes no mesmo sistema de gestão, com um concierge digital que responde a partir da Knowledge Base da unidade e passa a conversa à equipa quando é preciso.
O dia do hotel, num único ecrã
Às oito da manhã, a receção tem de saber tudo: quem chega, quem parte, o que ficou pendente da noite, que quartos não estão prontos.
O Dashboard reúne chegadas, partidas e hóspedes alojados, a agenda das reservas de hoje, as tarefas urgentes, as conversas à espera de uma pessoa, o estado dos quartos e a ocupação. Cada número vem dos dados registados, sem estimativas. O Briefing resume ontem, hoje ou amanhã numa só página.
Restaurante, spa, experiências e transfers numa única agenda
A mesa está num caderno, a massagem na folha do spa, o transfer num email: ao fim do dia, ninguém tem a visão completa.
Todas as reservas da unidade dia a dia, divididas por serviço, com as que estão por confirmar em destaque. A receção regista-as em poucos segundos, mesmo para um hóspede walk-in que nunca abriu a app: a capacidade, os horários e os dias do serviço são verificados, e o hóspede recebe a confirmação no seu chat.
O rack dos quartos e as próximas duas semanas
Saber que quartos estão limpos, quem lá dorme e quando ficam livres costuma exigir três telefonemas e uma folha de Excel.
O rack mostra os quartos piso a piso com o estado de limpeza — por limpar, limpo, inspecionado, fora de serviço — e o hóspede de hoje. Com um clique, as partidas do dia passam a “por limpar”. A vista Ocupação desenha chegadas, estadias e partidas a catorze dias e assinala os conflitos no mesmo quarto.
A ficha do hóspede, com toda a história da estadia
Quando um hóspede liga para a receção, quem atende tem de reconstruir tudo do zero: o que reservou, o que pediu, o que encomendou.
Cada hóspede tem uma ficha com quarto, datas previstas, check-in e check-out, despesa da estadia e pontos de fidelização. A cronologia ordena mensagens, reservas, pedidos de Room Service, tarefas e pontos, minuto a minuto. A conta resume os itens com preço: é um lembrete, não uma fatura.
Cada pedido torna-se uma tarefa, no departamento certo
“Quem trata disto?” é a pergunta que mais tempo faz perder num hotel: os pedidos passam de boca em boca e perdem-se na mudança de turno.
As tarefas organizam-se em três colunas — nova, atribuída, em curso — com prioridade, quarto, prazo e responsável. As que nascem de um pedido no chat são criadas automaticamente, no departamento certo. Quem trabalha na limpeza ou na manutenção vê apenas o seu departamento e assume a tarefa com um toque.
A IA responde, a equipa intervém quando é preciso
Um hóspede escreve às dez da noite por causa do ar condicionado barulhento: é preciso alguém que trate do assunto, não apenas uma resposta automática.
As conversas que precisam de uma pessoa sobem para o topo, com o tempo de espera. Um colega assume-as e a IA deixa de responder; pode deixar uma nota interna — o hóspede não a vê e a IA não a lê — ou responder num instante com uma resposta rápida. Ao lado, o quarto, a estadia e as tarefas associadas.
A equipa comunica no sistema de gestão, também pelo Telegram
O grupo de WhatsApp da equipa mistura turnos, fotos e urgências: a mensagem importante perde-se em dez minutos.
O chat da equipa tem um grupo para toda a unidade e um para cada departamento, com as mensagens importantes fixadas no topo. As notificações chegam por prioridade e departamento, e cada pessoa tem o seu próprio estado de leitura. Com o módulo Telegram, as notificações e o chat ligam-se aos grupos de Telegram da equipa: escreve-se a partir daí ou do sistema de gestão.
Um concierge digital que responde com base no que lhe ensina
O Wi-Fi, o horário da piscina, o check-out: metade das perguntas dos hóspedes são sempre as mesmas, e chegam a qualquer hora.
O Concierge responde no chat da app a partir da Knowledge Base da unidade, sem inventar. Reconhece o tipo de mensagem — informação, pedido, reserva, problema, upsell, emergência —, abre a tarefa certa e, quando não tem a certeza, passa a conversa à equipa. No AI Control Center ajustam-se o tom e as instruções, e “Experimentar o Concierge” mostra o que responderia sem guardar nada. É possível ligar um modelo de linguagem externo, mas é opcional.
Quando acontece isto, faça aquilo
A mensagem de boas-vindas, o lembrete do check-out, o agradecimento depois da partida: se dependem da memória de alguém, às vezes ficam por enviar.
As automações enviam uma mensagem para o chat do hóspede ou avisam a equipa quando algo acontece: o check-in, um determinado dia da estadia, as horas antes do check-out, a partida, uma nova reserva. Parte-se de um modelo pronto, revê-se e guarda-se. As regras ligadas à estadia disparam quando o hóspede abre a app depois do momento indicado, não a uma hora exata.
Campanhas no chat do hóspede, pontos para quem volta
Enviar a proposta certa ao hóspede certo, sem mais uma plataforma de email para aprender.
As campanhas chegam ao chat da app do hóspede, não por email nem SMS. Escolhe-se um segmento calculado a partir dos dados — todos, despesa elevada, VIP, famílias, casais —, vê-se a pré-visualização exata da mensagem e envia-se: parte de imediato, não há envio agendado. O programa de fidelização atribui pontos por reservas, pedidos, avaliações e convites, com quatro níveis.
O que dizem os hóspedes, e a sua resposta
Uma avaliação negativa lida três semanas depois já não tem remédio.
No fim da estadia, o hóspede deixa a classificação e um comentário a partir da app. O sentimento é estimado automaticamente, com as percentagens e a classificação média dos últimos 30 e 90 dias. A equipa responde a partir da avaliação — a resposta chega também ao chat do hóspede — e pode abrir de imediato uma tarefa para o problema assinalado.
A evolução da unidade, período a período
Perceber se o spa vende mais do que no mês passado ou se a equipa responde mais depressa não devia exigir um consultor.
O Analytics compara 7, 30 ou 90 dias com o período anterior: conversas, novos hóspedes, quantas passam para a equipa, receitas de Room Service, spa, experiências e transportes, serviços mais vendidos, tempos de resposta e ocupação média. A comparação só aparece quando a amostra é suficiente. O Intelligence dá a cada hóspede alojado uma pontuação de 0 a 100 e sugere o serviço a propor-lhe.
Pergunte aos seus dados
Quantos quartos estão por limpar? Quem parte hoje? Quanto vendeu o spa esta semana? Perguntas simples que normalmente obrigam a abrir cinco páginas.
O Copilot responde com os números reais do sistema de gestão a uma lista de perguntas frequentes e, quando não percebe, di-lo em vez de inventar. Os comandos que alteram dados — confirmar as reservas de hoje, marcar as notificações como lidas — mostram sempre uma pré-visualização do que vai ser feito e só são executados depois da sua confirmação.
Toda a estadia no telemóvel, sem descarregar nada
As apps que é preciso descarregar ninguém as instala: o hóspede quer ler um QR e encontrar logo aquilo de que precisa.
A partir do QR da unidade, o hóspede abre a sua página: o cartão “Hoje” com quarto, datas e próxima reserva, o check-in digital, o chat com o Concierge e os serviços — Room Service, restaurante, spa, experiências, transfers, limpeza, guia da zona, fidelização. Em “As minhas reservas” vê o estado de cada pedido e pode cancelá-lo. Em italiano, inglês e francês.
Pedir para o quarto e reservar o transfer, pelo telemóvel
Ligar para a receção por causa de um risotto ou de um carro para o aeroporto significa esperas e números de voo mal escritos.
O Room Service é um carrinho com preços, total e hora de entrega opcional: o pedido chega à cozinha como tarefa e o hóspede acompanha o estado. Transfers, spa e experiências reservam-se escolhendo dia, hora e número de pessoas — no transfer, também origem, destino e voo —, com capacidade e horários já verificados. Sem pagamento online: os itens vão para o resumo da conta.
Perguntas mais frequentes
Sim. Ativam-se apenas os módulos de que precisa: uma unidade pequena começa com quartos, reservas e chat com os hóspedes, e um grupo acrescenta várias unidades na mesma organização.
Pronto para levar o seu hotel ao próximo nível?
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