Die gleiche Sorgfalt von Novelink, für das Hotel
Buchungen, Zimmer, Aufgaben und Gäste-Chat in einem System, eine Gäste-App ohne Download und ein digitaler Concierge, der aus dem antwortet, was Sie ihm beibringen — für Hotels, Resorts und B&Bs.
Die gleiche Sorgfalt, fürs Hotel
Kein separates Produkt: dieselbe Novelink-Philosophie, angewendet auf die Hotellerie — Rezeption, Zimmer, Abteilungen und Gäste im selben System, mit einem digitalen Concierge, der aus der Knowledge Base des Hauses antwortet und bei Bedarf an das Team übergibt.
Der Hoteltag auf einem Bildschirm
Um acht Uhr morgens muss die Rezeption alles wissen: wer anreist, wer abreist, was aus der Nacht noch offen ist, welche Zimmer nicht bereit sind.
Das Dashboard bündelt Anreisen, Abreisen und Gäste im Haus, den heutigen Buchungsplan, dringende Aufgaben, Gespräche, die auf eine Person warten, den Zimmerstatus und die Belegung. Jede Zahl stammt aus erfassten Daten, nichts ist geschätzt. Das Briefing fasst gestern, heute oder morgen auf einer einzigen Seite zusammen.
Restaurant, Spa, Erlebnisse und Transfers in einem Kalender
Der Tisch steht im Notizbuch, die Massage auf dem Spa-Zettel, der Transfer in einer E-Mail: Am Ende des Tages hat niemand den vollständigen Überblick.
Alle Buchungen des Hauses Tag für Tag, nach Service getrennt, die noch zu bestätigenden hervorgehoben. Die Rezeption erfasst sie in wenigen Sekunden, auch für einen Walk-in-Gast, der die App nie geöffnet hat: Kapazität, Zeitfenster und Servicetage werden geprüft, und der Gast erhält die Bestätigung in seinem Chat.
Das Zimmer-Rack und die nächsten zwei Wochen
Um zu wissen, welche Zimmer sauber sind, wer darin schläft und wann sie frei werden, braucht es meist drei Telefonate und eine Excel-Tabelle.
Das Rack zeigt die Zimmer Etage für Etage mit ihrem Reinigungsstatus — zu reinigen, gereinigt, inspiziert, außer Betrieb — und dem heutigen Gast. Mit einem Klick werden die heutigen Abreisen auf „zu reinigen“ gesetzt. Die Belegungsansicht zeigt Anreisen, Aufenthalte und Abreisen über vierzehn Tage und markiert Konflikte beim selben Zimmer.
Das Gästeprofil, mit der ganzen Geschichte des Aufenthalts
Wenn ein Gast die Rezeption anruft, muss die Person am Telefon alles von vorn zusammensuchen: was er gebucht, was er gefragt, was er bestellt hat.
Jeder Gast hat ein Profil mit Zimmer, geplanten Daten, Check-in und Check-out, Ausgaben des Aufenthalts und Treuepunkten. Die Chronik reiht Nachrichten, Buchungen, Room-Service-Bestellungen, Aufgaben und Punkte minutengenau auf. Die Kontoübersicht fasst die Posten mit Preis zusammen: Sie ist eine Gedächtnisstütze, keine Rechnung.
Jede Anfrage wird zur Aufgabe, in der richtigen Abteilung
„Wer kümmert sich darum?“ ist die Frage, die in einem Hotel am meisten Zeit kostet: Anfragen werden mündlich weitergegeben und gehen beim Schichtwechsel verloren.
Die Aufgaben stehen in drei Spalten — neu, zugewiesen, in Bearbeitung — mit Priorität, Zimmer, Fälligkeit und zuständiger Person. Aufgaben, die aus einer Chat-Anfrage entstehen, werden automatisch angelegt, in der richtigen Abteilung. Wer im Housekeeping oder in der Technik arbeitet, sieht nur die eigene Abteilung und übernimmt mit einem Tippen.
Die KI antwortet, das Team greift ein, wenn nötig
Ein Gast schreibt um zehn Uhr abends wegen einer lauten Klimaanlage: Es braucht jemanden, der sich darum kümmert, nicht nur eine automatische Antwort.
Chats, die eine Person brauchen, rücken nach oben, mit ihrer Wartezeit. Eine Kollegin oder ein Kollege übernimmt, und die KI hört auf zu antworten; dabei lässt sich eine interne Notiz hinterlassen — der Gast sieht sie nicht, die KI liest sie nicht — oder im Handumdrehen mit einer Schnellantwort reagieren. Daneben: Zimmer, Aufenthalt und verknüpfte Aufgaben.
Das Team spricht im System miteinander, auch über Telegram
Die WhatsApp-Gruppe des Teams mischt Dienstpläne, Fotos und Notfälle: Die wichtige Nachricht ist nach zehn Minuten untergegangen.
Der Team-Chat hat eine Gruppe für das ganze Haus und eine für jede Abteilung, wichtige Nachrichten sind oben angeheftet. Benachrichtigungen kommen nach Priorität und Abteilung, und jeder hat seinen eigenen Lesestatus. Mit dem Telegram-Modul werden Benachrichtigungen und Chat mit den Telegram-Gruppen des Teams verbunden: Geschrieben wird dort oder im System.
Ein digitaler Concierge, der aus dem antwortet, was Sie ihm beibringen
Wi-Fi, Pool-Zeiten, Check-out: Die Hälfte der Gästefragen ist immer dieselbe, und sie kommen zu jeder Uhrzeit.
Der Concierge antwortet im App-Chat auf Grundlage der Knowledge Base des Hauses, ohne etwas zu erfinden. Er erkennt die Art der Anfrage — Information, Serviceanfrage, Buchung, Problem, Upsell, Notfall —, legt die passende Aufgabe an und übergibt das Gespräch an das Team, wenn er sich nicht sicher ist. Im AI Control Center legen Sie Tonfall und Anweisungen fest, und „Concierge testen“ zeigt, was er antworten würde, ohne etwas zu speichern. Ein externes Sprachmodell lässt sich anbinden, ist aber optional.
Wenn dies passiert, mach das
Die Willkommensnachricht, die Erinnerung an den Check-out, das Dankeschön nach der Abreise: Wenn sie vom Gedächtnis einer Person abhängen, fallen sie manchmal aus.
Automatisierungen senden eine Nachricht in den Chat des Gastes oder benachrichtigen das Team, wenn etwas passiert: der Check-in, ein bestimmter Tag des Aufenthalts, die Stunden vor dem Check-out, die Abreise, eine neue Buchung. Man startet mit einer fertigen Vorlage, liest sie durch und speichert. Regeln, die an den Aufenthalt gebunden sind, greifen, wenn der Gast die App nach dem festgelegten Zeitpunkt öffnet, nicht zu einer genauen Uhrzeit.
Kampagnen im Gäste-Chat, Punkte für Stammgäste
Das richtige Angebot an den richtigen Gast schicken, ohne eine weitere E-Mail-Plattform lernen zu müssen.
Kampagnen kommen im App-Chat des Gastes an, nicht per E-Mail oder SMS. Sie wählen ein aus den Daten berechnetes Segment — alle, hohe Ausgaben, VIP, Familien, Paare —, sehen die exakte Vorschau der Nachricht und senden sie ab: Der Versand erfolgt sofort, eine Zeitplanung gibt es nicht. Das Treueprogramm vergibt Punkte für Buchungen, Bestellungen, Bewertungen und Empfehlungen, mit vier Stufen.
Was die Gäste sagen, und Ihre Antwort
Eine negative Bewertung, die man erst drei Wochen später liest, lässt sich nicht mehr retten.
Am Ende des Aufenthalts gibt der Gast in der App eine Note und einen Kommentar ab. Das Sentiment wird automatisch eingeschätzt, mit Prozentwerten und der Durchschnittsnote der letzten 30 und 90 Tage. Das Team antwortet direkt auf die Bewertung — die Antwort erscheint auch im Chat des Gastes — und kann sofort eine Aufgabe für das gemeldete Problem anlegen.
Die Entwicklung des Hauses, Zeitraum für Zeitraum
Um zu erkennen, ob der Spa mehr verkauft als im Vormonat oder ob das Team schneller antwortet, sollte man keinen Berater brauchen.
Analytics vergleicht 7, 30 oder 90 Tage mit dem Vorzeitraum: Gespräche, neue Gäste, wie viele an das Team übergeben werden, Umsätze aus Room Service, Spa, Erlebnissen und Transporten, meistverkaufte Services, Antwortzeiten und durchschnittliche Belegung. Der Vergleich erscheint nur, wenn die Stichprobe ausreicht. Intelligence gibt jedem Gast im Haus eine Punktzahl von 0 bis 100 und schlägt den Service vor, den man ihm anbieten sollte.
Fragen Sie Ihre Daten
Wie viele Zimmer sind zu reinigen? Wer reist heute ab? Wie viel hat der Spa diese Woche verkauft? Einfache Fragen, für die man sonst fünf Seiten öffnen muss.
Der Copilot beantwortet eine Reihe häufiger Fragen mit den echten Zahlen aus dem System und sagt es offen, wenn er etwas nicht versteht, statt etwas zu erfinden. Befehle, die Daten ändern — die heutigen Buchungen bestätigen, Benachrichtigungen als gelesen markieren —, zeigen immer vorab, was passieren wird, und werden erst nach Ihrer Bestätigung ausgeführt.
Der ganze Aufenthalt auf dem Handy, ohne Download
Apps zum Herunterladen installiert niemand: Der Gast will einen QR-Code scannen und sofort finden, was er braucht.
Über den QR-Code des Hauses öffnet der Gast seine Seite: die Karte „Heute“ mit Zimmer, Daten und nächster Buchung, den digitalen Check-in, den Chat mit dem Concierge und die Services — Room Service, Restaurant, Spa, Erlebnisse, Transfers, Housekeeping, Umgebungsguide, Treueprogramm. Unter „Meine Buchungen“ sieht er den Status jeder Anfrage und kann sie stornieren. Auf Italienisch, Englisch und Französisch.
Aufs Zimmer bestellen und den Transfer buchen, vom Handy aus
Für ein Risotto oder ein Auto zum Flughafen die Rezeption anzurufen heißt: warten und falsch notierte Flugnummern.
Der Room Service ist ein Warenkorb mit Preisen, Gesamtsumme und optionaler Lieferzeit: Die Bestellung kommt als Aufgabe in der Küche an, und der Gast verfolgt ihren Status. Transfers, Spa und Erlebnisse bucht man durch Auswahl von Tag, Uhrzeit und Personenzahl — beim Transfer auch Abholort, Ziel und Flug —, wobei Kapazität und Zeiten bereits geprüft sind. Keine Online-Zahlung: Die Posten landen in der Kontoübersicht.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Sie aktivieren nur die Module, die Sie brauchen: Ein kleines Haus startet mit Zimmern, Buchungen und Gäste-Chat, eine Gruppe fügt mehrere Häuser in derselben Organisation hinzu.
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