Privacy in Novelink HR

Questa pagina spiega quali dati tratta l'app Novelink HR quando la usi come dipendente: per timbrare, vedere i turni, chiedere ferie o permessi e ricevere documenti. Dice soprattutto cosa succede alla tua posizione quando timbri.

1. Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è la tua azienda, cioè il datore di lavoro che ti ha invitato su Novelink HR. È lei a decidere perché e come usare i dati, e a fornirti l'informativa sul rapporto di lavoro prevista dall'art. 13 del GDPR.

Novelink è il responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR): fornisce il servizio e tratta i dati solo per conto della tua azienda e secondo le sue istruzioni. Non usa i tuoi dati per scopi propri, non li vende e non li usa per pubblicità.

Novelink è la ditta individuale di Federico La Rocca, via San Filippo Neri 36, 20851 Lissone (MB), P.IVA 14870570968. Contatto per la privacy: help@novelink.ai.

2. La posizione quando timbri

Per timbrare scansioni con l'app il codice QR del punto di timbratura, per esempio quello all'ingresso del locale. Insieme al codice l'app invia la posizione del telefono in quel momento. Serve a una cosa sola: verificare che tu sia davvero vicino al punto di timbratura. Così nessuno può timbrare al posto di un collega con la foto del QR.

Ecco come funziona:

• Solo nel momento in cui timbri. L'app chiede il permesso di posizione "solo mentre usi l'app" e non chiede mai il permesso "sempre". Non legge la posizione in sottofondo, durante il turno, nelle pause o fuori dall'orario di lavoro. Se il GPS non risponde in tempo, usa l'ultima posizione registrata dal telefono negli ultimi 5 minuti.
• La posizione non viene salvata. Il server la confronta con quella del punto di timbratura e poi la scarta. Né la tua azienda né Novelink possono vedere dov'eri.
• Cosa resta salvato: il punto in cui hai timbrato (per esempio "Ingresso principale"), la data e l'ora di entrata e di uscita, e la precisione del GPS in metri. Resta anche se il telefono ha segnalato una posizione simulata (in quel caso la timbratura viene accettata ma segnalata all'HR) e se la timbratura è stata fatta senza rete e inviata dopo.
• Lo vedi sul telefono. Quando l'app usa la posizione, il telefono lo mostra con l'icona della localizzazione.
• Puoi togliere il permesso quando vuoi dalle impostazioni del telefono. Senza permesso non puoi timbrare dall'app: in quel caso la tua azienda deve offrirti un altro modo per registrare la presenza, per esempio con l'inserimento da parte dell'ufficio del personale.

Se sei troppo lontano dal punto di timbratura, l'app ti dice a quanti metri sei. Il dato serve solo a mostrarti il messaggio: non viene salvato.

3. Gli altri dati trattati

• Dati del profilo: nome, email, telefono, lingua, ufficio o sede, ruolo.
• Lavoro: turni assegnati, timbrature, eventuali correzioni fatte dall'HR (con autore, data e motivo), richieste di ferie, permessi e cambi turno con l'esito.
• Documenti: buste paga e altri documenti che la tua azienda carica per te, moduli che compili, allegati che invii, per esempio con una richiesta.
• Comunicazioni: messaggi e avvisi dell'azienda, segnalazioni che invii e relative risposte, premi.
• Dati tecnici: il codice per inviarti notifiche sul telefono e i dati di accesso, cioè la password, che è salvata cifrata. Se l'app si blocca, viene inviato un rapporto tecnico dell'errore. Contiene un codice interno che identifica l'account, ma non il nome, l'email o l'indirizzo IP.

4. Perché vengono trattati

Per conto della tua azienda, per gestire il rapporto di lavoro: registrare le presenze, organizzare i turni, gestire ferie e permessi, consegnarti documenti e comunicazioni. Le basi giuridiche e i tempi di conservazione li indica la tua azienda nella sua informativa. Di norma sono l'esecuzione del contratto di lavoro e gli obblighi di legge, come la registrazione delle presenze nel Libro unico del lavoro.

Novelink HR non serve a controllare a distanza come lavori: non traccia i tuoi spostamenti e non registra nulla del tuo telefono oltre a quanto descritto qui. Non accede a contatti, foto, messaggi o navigazione. La fotocamera serve solo a leggere il QR, e un file viene letto solo quando lo scegli tu come allegato.

5. L'intelligenza artificiale

Due funzioni usano un servizio di intelligenza artificiale (Anthropic):

• La bozza dei turni. Quando l'HR la chiede, al servizio vengono inviati i nomi dei dipendenti dell'ufficio, i turni già presenti e i giorni di assenza approvati, senza indicare il motivo dell'assenza. La bozza va sempre controllata e confermata da una persona.
• La traduzione automatica. Le note delle richieste e le segnalazioni vengono tradotte quando tu e l'HR usate lingue diverse.

Nessuna decisione che ti riguarda viene presa in automatico dall'intelligenza artificiale.

6. Dove sono i dati e chi aiuta Novelink

I dati sono conservati su server nell'Unione Europea: il server e il database di Novelink HR si trovano nei Paesi Bassi. Novelink si avvale di questi fornitori, ciascuno vincolato da un accordo sulla protezione dei dati:

• Railway: server e database.
• Vercel: la console web usata dall'HR.
• Cloudflare: archiviazione dei documenti, come le buste paga.
• Resend: invio delle email, come inviti e recupero della password.
• Expo: invio delle notifiche al telefono.
• Anthropic: le funzioni di intelligenza artificiale descritte sopra.
• Sentry: i rapporti tecnici sugli errori dell'app.

Alcuni di questi fornitori hanno sede negli Stati Uniti. Quando i dati escono dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR: il Data Privacy Framework UE-USA oppure le clausole contrattuali standard della Commissione europea.

7. Per quanto tempo

I tempi di conservazione li decide la tua azienda, nel rispetto della legge. Per esempio, le registrazioni delle presenze vanno conservate per gli anni previsti dalle norme sul lavoro. Quando la tua azienda smette di usare Novelink HR, Novelink le restituisce i dati o li cancella secondo le sue istruzioni.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli o limitarne il trattamento. Puoi anche opporti al trattamento e chiedere i dati in un formato che puoi portare altrove (artt. 15-22 del GDPR).

La richiesta va fatta alla tua azienda, che è il titolare. Se scrivi a Novelink (help@novelink.ai), inoltriamo la richiesta alla tua azienda e la aiutiamo a risponderti.

Se ritieni che i tuoi dati siano trattati in modo non corretto, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Modifiche

Se cambia il modo in cui l'app tratta i dati, in particolare la posizione, aggiorniamo questa pagina e la data in alto prima che il cambiamento sia attivo.