Geolocalizzazione dei dipendenti: cosa dice il Garante privacy

Sempre più aziende fanno timbrare i dipendenti con un'app sul telefono, e molte di queste app controllano la posizione. Per chi lavora in sede o in giro tra clienti e cantieri è comodo. Ma la geolocalizzazione dei dipendenti è un tema su cui il Garante privacy è intervenuto più volte, e la geolocalizzazione tramite smartphone ha regole precise. Vediamo cosa si può fare, cosa no e come impostare le cose prima di partire.

Da dove si parte: lo Statuto dei lavoratori

La regola base è l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 300/1970). Gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dei lavoratori si possono usare solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale. Servono anche un accordo con le rappresentanze sindacali o, se manca, l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro (comma 1).

Il comma 2 esclude da questi passaggi gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. È qui che si gioca tutta la partita della timbratura con il GPS:

• se l'app rileva la posizione solo per verificare la timbratura, può rientrare tra gli strumenti di presenza;
• se l'app segue i movimenti del dipendente durante il lavoro, diventa uno strumento di controllo a distanza, con tutti i vincoli del comma 1.

In entrambi i casi vale il comma 3: devi dare ai dipendenti un'informazione adeguata su come funziona lo strumento e su quali controlli possono essere fatti, e devi rispettare la normativa privacy.

Il caso guida: l'app di timbratura approvata nel 2016

Il riferimento più citato è il provvedimento del Garante n. 350 dell'8 settembre 2016. Due società chiedevano di far timbrare i dipendenti con un'app sul loro smartphone personale, con verifica della posizione. Il Garante ha detto sì, ma con condizioni precise:

• la posizione viene rilevata solo al momento della timbratura, senza tracciare il dipendente durante la giornata;
• dopo aver verificato che il dipendente è vicino alla sede di lavoro, le coordinate vanno cancellate: si possono conservare solo la sede, la data e l'ora della timbratura;
• sul telefono deve comparire un'icona che indichi che la localizzazione è attiva;
• l'app non deve accedere ad altri dati del telefono: traffico telefonico, SMS, posta elettronica, navigazione internet;
• ai dipendenti va data un'informativa completa: quali dati, per quali scopi, per quanto tempo, chi può vederli.

Nel caso esaminato, l'uso dell'app non era obbligatorio e restavano disponibili i metodi tradizionali, come i terminali marcatempo in sede.

Il provvedimento è stato adottato prima del GDPR, e alcuni adempimenti di allora (come la notificazione al Garante) oggi non esistono più. I principi però restano il riferimento: raccogliere il minimo indispensabile e solo nel momento in cui serve.

Il caso dello smart working: la sanzione da 50.000 euro e la sentenza del 2026

Con il provvedimento n. 135 del 13 marzo 2025, il Garante ha sanzionato con 50.000 euro un datore di lavoro che controllava circa cento dipendenti in smart working. Il metodo: l'ufficio controlli chiamava a campione i dipendenti, che dovevano attivare la geolocalizzazione su pc o smartphone, timbrare con un'app e poi scrivere via email dove si trovavano, per verificare che fossero all'indirizzo indicato nell'accordo di lavoro agile.

Secondo il Garante mancavano una base giuridica adeguata e un'informativa adeguata, e il controllo interferiva con la vita privata dei dipendenti.

La storia però non finisce lì. Con la sentenza n. 972 del 1° luglio 2026, il Tribunale di Cosenza ha accolto l'opposizione del datore di lavoro e ha annullato il provvedimento; il Garante lo ha rimosso dal proprio sito. Secondo le sintesi pubblicate, il giudice ha ritenuto che, se la posizione viene acquisita solo al momento della timbratura e senza monitoraggio continuo, il sistema può rientrare tra gli strumenti di registrazione delle presenze dell'articolo 4, comma 2. Nel caso concreto contavano anche le garanzie adottate, come l'informativa.

Due cautele:

• è una sentenza di primo grado su un caso specifico, non un via libera generale alla geolocalizzazione;
• la distinzione resta quella di sempre: posizione verificata al momento della timbratura da una parte, tracciamento degli spostamenti dall'altra.

La valutazione d'impatto (DPIA)

Con il provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018 il Garante ha pubblicato l'elenco dei trattamenti per cui serve una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 35 del GDPR). Al punto 5 ci sono i trattamenti nel rapporto di lavoro fatti con sistemi tecnologici, anche di videosorveglianza e di geolocalizzazione, da cui derivi la possibilità di controllare a distanza l'attività dei dipendenti.

In pratica, prima di introdurre un'app con geolocalizzazione conviene fare e mettere per iscritto la valutazione d'impatto: cosa raccogli, perché è necessario, quali rischi ci sono per i dipendenti e come li riduci. Se hai dubbi su quando sia obbligatoria nel tuo caso, chiedi al tuo consulente privacy.

Cosa si può fare e cosa no

Di solito si può, con informativa e garanzie:

• verificare che il dipendente sia vicino al punto di timbratura nel momento in cui timbra;
• conservare luogo, data e ora della timbratura, non le coordinate;
• usare il dato per la rilevazione delle presenze, che è lo scopo dichiarato.

Non si può, o è molto rischioso:

• tracciare la posizione del dipendente per tutto il turno con un'app di presenza;
• conservare le coordinate GPS "per sicurezza";
• leggere altri dati del telefono personale;
• usare la posizione per scopi non dichiarati nell'informativa;
• contare sul consenso dei dipendenti come soluzione: il Garante ha ricordato più volte che nel rapporto di lavoro il consenso in genere non è una base valida, perché le parti non sono alla pari.

Lista di controllo per il datore di lavoro

1. Scrivi lo scopo: rilevare le presenze. Se vuoi altro, come la sicurezza di chi lavora fuori sede, è un altro trattamento con altre regole.
2. Scegli un'app che verifichi la posizione solo alla timbratura e che non salvi le coordinate.
3. Chiedi al fornitore cosa raccoglie, dove sono i dati e per quanto tempo restano.
4. Prepara l'informativa per i dipendenti e consegnala prima di partire.
5. Valuta la DPIA e mettila per iscritto.
6. Pensa ai casi limite: chi non ha uno smartphone, chi non vuole usare il telefono personale, chi non ha campo.
7. Fissa i tempi di conservazione delle timbrature e rispettali.
8. Se il sistema traccia anche gli spostamenti, fermati: servono accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato, e una valutazione molto più attenta.

Ogni azienda ha una situazione diversa: per i passaggi formali verifica con il tuo consulente del lavoro e con chi segue la privacy in azienda.

Come lo fa Novelink HR

Novelink HR è pensato per la rilevazione delle presenze, non per seguire i dipendenti:

• si timbra dall'app inquadrando il QR o avvicinando il tag NFC del punto di timbratura;
• la posizione viene verificata solo al momento della timbratura e non viene salvata: restano il punto di timbratura, la data e l'ora;
• se la posizione risulta simulata, l'HR riceve una segnalazione;
• senza rete la timbratura resta in coda e viene inviata appena possibile;
• le correzioni dell'HR sono tracciate con chi, quando, prima e dopo e motivo.

HR registra le presenze: buste paga e Libro unico restano al tuo consulente del lavoro. Per approfondire le regole generali sulla timbratura leggi cosa dice la legge sulla timbratura dei dipendenti, oppure scrivici per vedere HR in azione.