Timbratura dei dipendenti: cosa dice la legge sulle presenze

"Sono obbligato a far timbrare i miei dipendenti?" È una delle domande più comuni tra chi apre un locale o assume le prime persone. La risposta breve: la legge sulla timbratura dei dipendenti non impone un cartellino o una macchinetta, ma ti obbliga a registrare le presenze di ogni lavoratore, giorno per giorno. Come lo fai lo decidi tu, entro alcune regole sulla rilevazione presenze dei dipendenti che conviene conoscere.

L'obbligo vero: le presenze nel Libro unico del lavoro

La norma di partenza è l'articolo 39 del D.L. 112/2008 (convertito dalla legge 133/2008), che ha istituito il Libro unico del lavoro. Lo deve tenere ogni datore di lavoro privato, esclusi i datori di lavoro domestico.

Oltre ai dati anagrafici e retributivi, il Libro unico contiene un calendario delle presenze. Per ogni giorno deve risultare:

• quante ore ha lavorato ciascun dipendente;
• le ore di straordinario;
• le assenze, anche quelle non retribuite;
• le ferie e i riposi.

Per chi ha una retribuzione fissa, a giornata intera o a periodi più lunghi, basta annotare la giornata di presenza.

Il libro si compila ogni mese, entro la fine del mese successivo (art. 39, comma 3). Il decreto del Ministero del lavoro del 9 luglio 2008 chiede di conservarlo per cinque anni dalla data dell'ultima registrazione (art. 6) e di usare causali chiare per presenze e assenze: se usi sigle o codici, la loro spiegazione deve essere disponibile durante un controllo (art. 1).

Il punto pratico è questo: il Libro unico di solito lo compila il consulente del lavoro, ma i dati sulle presenze li deve fornire tu. Timbrature, fogli firma o app servono a questo.

Perché le ore registrate contano

Le presenze non servono solo per la busta paga. Sono anche il modo in cui dimostri di rispettare le regole sull'orario del D.Lgs. 66/2003:

• l'orario normale è di 40 ore settimanali, salvo durata minore fissata dal contratto collettivo (art. 3);
• la durata media della settimana, straordinari compresi, non può superare le 48 ore, calcolate su un periodo di quattro mesi, che i contratti collettivi possono portare a sei o dodici (art. 4);
• tra un turno e l'altro spettano 11 ore di riposo consecutivo ogni 24 (art. 7);
• ogni sette giorni spetta un riposo di almeno 24 ore consecutive, da sommare alle 11 di riposo giornaliero (art. 9).

Se un ispettore chiede quante ore ha fatto un cameriere a luglio, la risposta deve essere nelle tue registrazioni, non nella memoria di qualcuno.

Timbratrice, app o foglio firma: cosa dice lo Statuto dei lavoratori

Gli strumenti che permettono di controllare a distanza i lavoratori sono regolati dall'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 300/1970). Di regola si possono installare solo per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza o di tutela del patrimonio, e solo con un accordo sindacale o, in mancanza, con l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro (comma 1).

Il comma 2 però esclude da queste regole due categorie:

• gli strumenti che il dipendente usa per lavorare;
• gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Quindi per un badge, un terminale marcatempo o un'app di timbratura che fa solo questo non serve né l'accordo sindacale né l'autorizzazione. Restano due condizioni (comma 3): devi dare ai dipendenti un'informazione adeguata su come funziona lo strumento e su quali controlli possono essere fatti, e devi rispettare la normativa sulla privacy. In pratica: un'informativa scritta che spieghi quali dati raccogli, perché e per quanto tempo li conservi.

Attenzione: se lo strumento fa di più, per esempio segue gli spostamenti del dipendente durante la giornata, non è più un semplice strumento di presenza. Ne parliamo nell'articolo sulla geolocalizzazione dei dipendenti.

Impronte digitali e riconoscimento facciale: no

Molti fornitori propongono lettori di impronte o terminali con riconoscimento del volto, "così nessuno timbra per un collega". Per un'azienda privata, oggi, è una strada da evitare.

I dati biometrici sono dati particolari secondo il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR, art. 9): il loro trattamento è vietato, salvo eccezioni precise. Per il lavoro serve una norma che lo preveda, e per le presenze non c'è. L'unica legge che li aveva introdotti, l'articolo 2 della legge 56/2019, riguardava solo la pubblica amministrazione, e i commi che li prevedevano sono stati abrogati dalla legge 178/2020.

Il Garante privacy lo ha ribadito con sanzioni concrete:

• a febbraio 2024 ha sanzionato cinque società che lavoravano nello stesso sito di smaltimento rifiuti e usavano il riconoscimento facciale per le presenze: 70.000, 20.000, 6.000, 5.000 e 2.000 euro, oltre all'ordine di cancellare i dati raccolti;
• a giugno 2024 ha sanzionato con 120.000 euro una concessionaria di auto per lo stesso motivo, precisando che nemmeno il consenso dei dipendenti basta, perché nel rapporto di lavoro le parti non sono alla pari.

Il Garante stesso indica alternative meno invasive, come il badge.

Le sanzioni sul Libro unico

L'articolo 39 del D.L. 112/2008 prevede sanzioni amministrative precise:

• mancata istituzione o tenuta del Libro unico: da 500 a 2.500 euro;
• mancata esibizione agli ispettori: da 200 a 2.000 euro;
• omessa o infedele registrazione che porta a trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali diversi da quelli dovuti: da 150 a 1.500 euro. Sale da 500 a 3.000 euro se riguarda più di cinque lavoratori o più di sei mesi, e da 1.000 a 6.000 euro se riguarda più di dieci lavoratori o più di dodici mesi. Gli errori meramente materiali sono esclusi;
• mancata conservazione per i cinque anni: da 100 a 600 euro.

"Infedele" vuol dire che il libro racconta una prestazione diversa da quella reale, per quantità o qualità. Il caso tipico: ore di straordinario fatte ma non registrate. Ecco perché presenze imprecise sono un rischio anche se paghi tutto in buona fede.

Lista di controllo per il titolare

1. Scegli un sistema di rilevazione che registri ingresso e uscita di ogni persona, ogni giorno. Anche un foglio firma è ammesso, ma è il più facile da compilare a posteriori.
2. Niente biometria: niente impronte, niente riconoscimento facciale.
3. Prepara l'informativa per i dipendenti: cosa registri, perché, per quanto tempo, chi vede i dati.
4. Definisci chi corregge le timbrature dimenticate o sbagliate, e tieni traccia di ogni correzione e del motivo.
5. Passa le presenze al consulente in tempo per la compilazione del Libro unico, entro la fine del mese successivo.
6. Conserva le registrazioni per almeno cinque anni.
7. Controlla ogni mese le ore: straordinari, riposi saltati, settimane oltre le 48 ore.

Per i dettagli sul tuo caso, in particolare sul contratto collettivo che applichi, verifica con il tuo consulente del lavoro.

Come lo fa Novelink HR

Novelink HR registra le presenze; non calcola le buste paga e non tiene il Libro unico, che restano al tuo consulente del lavoro. Quello che fa:

• i dipendenti timbrano dall'app (iOS e Android) inquadrando il QR o avvicinando il tag NFC del punto di timbratura;
• la posizione viene verificata solo al momento della timbratura e non viene salvata: restano punto, data e ora. Una posizione simulata viene segnalata all'HR;
• se manca la rete, la timbratura resta in coda e parte appena torna la connessione;
• gli orari si possono arrotondare secondo le regole aziendali, ma il valore esatto resta sempre visibile;
• ogni correzione dell'HR è tracciata: chi, quando, valore prima e dopo, motivo;
• la conservazione dei dati è automatica: le presenze restano per 5 anni.

Le presenze così registrate sono la base che passi al consulente per buste paga e Libro unico. Se vuoi vedere come funziona nella tua azienda, scrivici.