Gestionale per ristorante: cosa deve fare e quanto costa davvero

Scegliere un gestionale per ristorante è una decisione che ti porti dietro per anni. Lo usano camerieri, cuochi e cassa ogni giorno, e cambiarlo a metà stagione è un piccolo trasloco. Eppure spesso si sceglie guardando solo una cifra: il prezzo del gestionale ristorante al mese.

In questo articolo vediamo cosa deve fare un buon gestionale, quanto costa davvero (canone e tutto il resto) e quali domande fare prima di firmare.

Prima di tutto: cosa ti serve davvero

Un bar con dieci coperti e una trattoria con due sale e il delivery non hanno bisogno delle stesse cose. Prima di guardare le offerte, scrivi su un foglio:

• quanti coperti fai in un servizio pieno;
• quante persone devono usare il sistema nello stesso momento (sala, cucina, pizzeria, bar, cassa);
• se lavori con prenotazioni, asporto, piattaforme di consegna;
• quali problemi vuoi risolvere: errori nelle comande, tavoli dimenticati, magazzino fuori controllo, prenotazioni perse.

Questa lista ti serve per non pagare funzioni che non userai e per non scoprire dopo che manca quella che cercavi.

Le funzioni da valutare

Sala e comande

• mappa dei tavoli con lo stato di ogni tavolo (libero, occupato, conto chiesto);
• comande dal palmare o dal tablet che arrivano subito in cucina e al bar;
• più postazioni di cucina (per esempio griglia, pizzeria, dessert) con i rispettivi piatti;
• varianti, note e uscite dei piatti ("prima i primi, poi i secondi").

Menu

• varianti di prezzo (mezza porzione, formato grande) e piatti a peso;
• menu digitale con QR, con gli allergeni su ogni piatto;
• ordini dal tavolo, se ti interessano.

Prenotazioni

• agenda dei tavoli con orari e numero di persone;
• prenotazioni online che entrano da sole nel sistema;
• conferme automatiche al cliente.

Magazzino

• scorte con soglie minime e avvisi;
• ricette collegate ai piatti, per scaricare il magazzino e ragionare sul food cost;
• fornitori, ordini e scadenze.

Altro

• statistiche su vendite, piatti e orari;
• registro HACCP digitale;
• clienti e programma fedeltà;
• turni del personale.

Cassa, scontrino e fatture: attenzione a cosa fa il gestionale

Qui serve chiarezza, perché non tutti i gestionali fanno le stesse cose.

Lo scontrino. Dal 1° gennaio 2020 chi fa commercio al minuto e attività assimilate, ristoranti e bar compresi, deve memorizzare e trasmettere all'Agenzia delle Entrate i corrispettivi giornalieri (D.Lgs. 127/2015, art. 2). Si fa con un registratore telematico (RT) o con la procedura web dell'Agenzia.

Il collegamento tra POS e cassa. Con la Legge di Bilancio 2025, per le operazioni dal 1° gennaio 2026 i registratori telematici vanno collegati agli strumenti di pagamento elettronico. Secondo l'Agenzia delle Entrate non serve un collegamento fisico: l'abbinamento tra matricola del registratore e POS si fa con un servizio online nell'area riservata del sito dell'Agenzia, anche tramite un intermediario.

Le fatture. Se emetti fatture, oggi vanno emesse in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Dal 2024 l'obbligo vale anche per i forfettari.

Quindi chiedi sempre al fornitore:

• il gestionale fa da registratore telematico o si collega al tuo RT? Con quali modelli?
• emette fatture elettroniche o devi usare un altro programma?

Per gli aspetti fiscali, verifica sempre con il tuo commercialista quale configurazione è corretta per il tuo locale.

Quanto costa davvero: tutte le voci

Il canone mensile è solo una delle voci. Prima di confrontare due offerte, mettile in fila tutte.

1. Canone. Mensile o annuale. Spesso l'annuale costa meno, ma ti vincola per dodici mesi.
2. Moduli aggiuntivi. Prenotazioni, magazzino, delivery, fedeltà: inclusi o a parte?
3. Postazioni o utenti. Alcuni fornitori fanno pagare ogni tablet, ogni stampante o ogni utente in più.
4. Hardware. Tablet, palmari, stampanti di comanda, registratore telematico, POS. Puoi usare dispositivi che hai già o devi comprare quelli del fornitore?
5. Installazione e formazione. Una tantum, a volte obbligatorie.
6. Commissioni sui pagamenti. Se il gestionale incassa con un suo circuito, quanto trattiene su ogni pagamento?
7. Assistenza. Inclusa o a pagamento? In che orari?
8. Costi di uscita. Quanto costa disdire e riavere i tuoi dati?

Chiedi un preventivo scritto con tutte queste voci e calcola il costo totale su un anno, non al mese. Due offerte con lo stesso canone possono avere costi annuali molto diversi.

Le domande da fare prima di firmare

Sul contratto

• Qual è la durata minima? Si rinnova da solo?
• Con quanto preavviso posso disdire?
• I prezzi possono cambiare durante il contratto?

Sui dati

• Posso esportare menu, clienti, prenotazioni e vendite in un formato standard (per esempio Excel o CSV)?
• Se disdico, per quanto tempo posso ancora scaricare i miei dati?
• Dove sono conservati i dati dei clienti e chi ne è responsabile per la privacy?

Sull'hardware

• Funziona su tablet e telefoni normali o solo su dispositivi del fornitore?
• Se si rompe un dispositivo, quanto ci vuole a sostituirlo?
• Cosa succede se cade la connessione internet durante il servizio?

Sull'assistenza

• Chi risponde il sabato sera alle 21, nel pieno del servizio?
• L'assistenza è in italiano? Via telefono, chat, email?

Sulla prova

• Posso provarlo gratis sul mio locale prima di firmare?
• Posso importare il mio menu senza ricopiarlo a mano?

Un consiglio pratico: prova con un servizio vero

Le demo sono sempre perfette. Il gestionale lo giudichi solo il venerdì sera, con la sala piena. Se puoi, prova il sistema per almeno una settimana, con i tuoi camerieri e il tuo menu, e chiedi a loro cosa ne pensano: sono quelli che lo useranno di più.

Come lo fa Novelink Dine

Novelink Dine è un gestionale per ristoranti, bar e locali venduto in Italia, con prezzi a partire da €69 al mese. Già nel piano Starter trovi:

• sala, prenotazioni con assistente di prenotazione AI e conferma via email;
• comande e cucina in tempo reale su più postazioni, con gli ordini delle piattaforme di consegna nella stessa coda;
• menu con varianti di prezzo e piatti a peso, menu digitale e ordini dal tavolo con QR;
• magazzino base, registro HACCP digitale, statistiche;
• pagamenti con Stripe, SumUp o Satispay, sull'account del tuo locale.

Il piano Pro aggiunge clienti e punti fedeltà, turni del personale, magazzino completo con ricette e ordini ai fornitori, report via email.

Per essere chiari: Dine non è un registratore telematico, non emette scontrini fiscali e non fa fatturazione elettronica. Per questo continui a usare il tuo registratore e il tuo programma di fatturazione.

Trovi i dettagli nella pagina prezzi, e con l'add-on Import menu con l'AI carichi il tuo menu da una foto o da un PDF. Puoi anche provare Dine gratis.