Libro unico del lavoro: cos'è e cosa c'entra con la busta paga

Il consulente ti chiede "le presenze per il LUL" entro una certa data, e tu le mandi senza sapere bene dove finiscano. Libro unico del lavoro: cos'è? E libro unico del lavoro e busta paga sono la stessa cosa? Non esattamente, ma sono strettamente legati. Capire come funziona ti aiuta a evitare errori che costano, anche quando il libro lo tiene il consulente.

Cos'è il Libro unico del lavoro

Il Libro unico del lavoro (LUL) è il registro obbligatorio in cui ogni datore di lavoro privato annota, mese per mese, chi lavora per lui, quanto ha lavorato e quanto è stato pagato. L'ha introdotto l'articolo 39 del D.L. 112/2008 (convertito dalla legge 133/2008), che ha sostituito i vecchi libri di matricola e di paga.

Chi deve tenerlo:

• tutti i datori di lavoro privati, esclusi i datori di lavoro domestico;
• per tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto di lavoro.

Un bar con due dipendenti ce l'ha, esattamente come un hotel con cinquanta.

Cosa contiene

L'articolo 39 elenca i dati da registrare per ogni lavoratore.

Dati anagrafici e contrattuali:

• nome, cognome e codice fiscale;
• qualifica e livello, se previsti;
• retribuzione base e anzianità di servizio;
• posizioni assicurative.

Dati del mese:

• tutte le somme e i beni dati al lavoratore, i rimborsi spese, le trattenute, le detrazioni fiscali;
• le prestazioni ricevute da enti previdenziali;
• premi e compensi per lo straordinario, indicati in modo specifico;
• il calendario delle presenze: ore lavorate ogni giorno, ore di straordinario, assenze anche non retribuite, ferie e riposi. Per chi ha una retribuzione fissa, a giornata intera o per periodi più lunghi, basta annotare la giornata di presenza.

Il decreto del Ministero del lavoro del 9 luglio 2008, che regola come si tiene il libro, chiede che ogni presenza o assenza sia annotata con una causale chiara. Se si usano sigle o codici, la loro spiegazione deve essere disponibile quando il libro viene mostrato agli ispettori (art. 1).

Il legame con le presenze

Il calendario delle presenze del LUL non si inventa: nasce dalle tue registrazioni. Timbrature, fogli firma, turni effettivi, richieste di ferie e permessi diventano i dati che il consulente riporta nel libro.

Per questo l'errore più frequente non nasce dallo studio del consulente, ma nel locale: uno straordinario non segnato, un giorno di malattia scambiato per ferie, un turno spezzato registrato come continuo. Se il dato di partenza è sbagliato, sono sbagliati il LUL e la busta paga.

Il rischio più serio è l'infedele registrazione: annotare una prestazione diversa, per quantità o qualità, da quella davvero svolta. Ne parliamo nelle sanzioni qui sotto.

Libro unico e busta paga: sono la stessa cosa?

No, ma sono collegati da una norma precisa. La busta paga (il "prospetto paga" previsto dalla legge 4/1953) è il documento che consegni al dipendente con lo stipendio. L'articolo 39, comma 5, del D.L. 112/2008 dice che consegnando al lavoratore la copia delle sue registrazioni nel Libro unico, il datore di lavoro adempie agli obblighi della legge 4/1953.

In pratica, in molti casi il cedolino che il dipendente riceve è proprio la sua pagina del Libro unico. La differenza:

• il LUL è il registro dell'azienda, con tutti i lavoratori, e va conservato ed esibito agli ispettori;
• la busta paga è la copia che riceve il singolo lavoratore.

Chi lo compila e dove si tiene

Il responsabile è sempre il datore di lavoro. Nella pratica, quasi tutte le piccole imprese lo affidano al consulente del lavoro o ad altri professionisti abilitati dalla legge 12/1979.

Il decreto del 9 luglio 2008 (art. 3) prevede che il libro sia conservato presso la sede legale dell'azienda, presso lo studio del consulente o presso i centri di assistenza delle associazioni di categoria. Durante un'ispezione deve essere esibito subito, anche via fax o email; se è tenuto dal consulente, questi ha quindici giorni dalla richiesta per mostrarlo.

Entro quando si compila e quanto si conserva

• Compilazione: ogni mese, entro la fine del mese successivo a quello di riferimento (art. 39, comma 3). Le presenze di ottobre vanno nel libro entro il 30 novembre.
• Conservazione: cinque anni dalla data dell'ultima registrazione (decreto 9 luglio 2008, art. 6), custodendo i dati nel rispetto della normativa sulla privacy.

Il termine per il libro non è il termine per te: il consulente ha bisogno delle presenze prima, per preparare buste paga e contributi. Chiedigli quale data ti serve rispettare.

Le sanzioni

L'articolo 39 del D.L. 112/2008 prevede:

• mancata istituzione o tenuta del libro: da 500 a 2.500 euro;
• mancata esibizione agli ispettori: da 200 a 2.000 euro;
• omessa o infedele registrazione che porta a trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali diversi da quelli dovuti: da 150 a 1.500 euro; da 500 a 3.000 euro se riguarda più di cinque lavoratori o più di sei mesi; da 1.000 a 6.000 euro se riguarda più di dieci lavoratori o più di dodici mesi. Gli errori meramente materiali sono esclusi;
• mancata conservazione per il periodo previsto: da 100 a 600 euro.

Per i consulenti e gli altri professionisti che, senza giustificato motivo, non esibiscono il libro entro quindici giorni dalla richiesta, sono previste sanzioni specifiche.

Cosa puoi fare tu

1. Registra le presenze ogni giorno, non a fine mese a memoria.
2. Usa causali chiare: ferie, permesso, malattia, riposo, straordinario. Mai "assente" e basta.
3. Fai combaciare turni e presenze: se un turno è cambiato, deve risultare.
4. Manda le presenze al consulente sempre nello stesso giorno del mese, completo di correzioni.
5. Controlla i cedolini quando arrivano: ore, straordinari e ferie devono tornare con quello che sai.
6. Tieni traccia delle correzioni: chi ha cambiato un orario, quando e perché.
7. Sappi dove si trova il libro e chi lo esibisce in caso di ispezione.

Per i dettagli sul tuo caso, verifica con il tuo consulente del lavoro.

Come lo fa Novelink HR

Novelink HR lavora a monte del Libro unico: non calcola le buste paga e non tiene il LUL, che restano compito tuo e del tuo consulente. Aiuta ad avere presenze affidabili da passargli:

• timbratura dall'app con QR o tag NFC del punto di timbratura; la posizione viene verificata solo al momento della timbratura e non viene salvata;
• arrotondamenti secondo le regole aziendali, con il valore esatto sempre visibile;
• correzioni tracciate: chi, quando, valore prima e dopo, motivo;
• richieste di ferie, permessi, malattia e cambi turno dall'app, con approvazione dell'HR;
• buste paga e documenti preparati dal consulente consegnati ai dipendenti nell'app;
• conservazione automatica dei dati, con le presenze tenute per 5 anni.

Per sapere cosa chiede la legge sulla rilevazione delle presenze, leggi timbratura dei dipendenti: cosa dice la legge, oppure scrivici per una dimostrazione.