Timbratura con QR e GPS: perché un bottone "timbra" non basta

Il problema del cartellino cartaceo non è mai stato il cartellino in sé: è che chiunque può timbrarlo al posto di qualcun altro. Passare a un'app con un bottone "timbra" risolve la carta, ma non il problema vero — un telefono può restare in tasca a un collega esattamente come un cartellino può restare nel raccoglitore.

Serve una prova che la persona sia fisicamente lì

Un QR o un tag NFC fisso all'ingresso cambia la domanda: non più "chi ha premuto il bottone", ma "chi ha scansionato qualcosa che esiste solo in un punto preciso dell'azienda". Il dipendente deve essere fisicamente davanti all'ingresso per timbrare, non basta ricordarsi di aprire un'app.

Anche un QR fotografato non basta

Un QR può essere fotografato e fatto scansionare a un collega a distanza — è un rischio reale, non teorico. Per questo Novelink HR controlla anche la posizione GPS del telefono al momento della scansione: se sei troppo lontano dal punto di timbratura, la richiesta viene respinta, con la distanza esatta mostrata subito.

La posizione serve solo a questo controllo, nel momento della timbratura: non viene salvata, e l'azienda non può vedere dove si trovava il dipendente. È quello che chiede il Garante della privacy per le app di timbratura. I dettagli sono nell'informativa per i dipendenti e nella nostra guida sulla geolocalizzazione dei dipendenti.

L'orario si arrotonda da solo, in modo prevedibile

Un dipendente che timbra alle 9:02 su un turno che inizia alle 9:00 non deve chiedersi ogni volta se conta come puntuale o come ritardo. L'arrotondamento è ancorato all'orario del turno previsto, con una franchigia in ingresso definita una volta per l'intera azienda — la stessa regola per tutti, applicata automaticamente, senza discussioni caso per caso.

Chi timbra senza un turno previsto non passa inosservato

A volte succede — un cambio urgente, un imprevisto. La timbratura viene comunque registrata, ma segnalata come "senza turno", visibile subito a chi gestisce il personale, invece di perdersi in mezzo a decine di righe identiche.

Nessuno di questi controlli serve a diffidare dei dipendenti. Serve a rendere il dato — chi era davvero presente, e quando — qualcosa su cui si può contare, senza doverlo verificare a memoria.